A Gyergyói DIA archívumába való minden egyes feltöltés egyúttal egyértelművé teszi azt, hogy ön egyetért az alábbi feltételekkel:

• A Gyergyói DIA archívumot és webalkalmazást a gyergyószentmiklósi Tarisznyás Márton Múzeum (www.tmmuzeum.ro) üzemelteti. A felhasználói feltételek változtatásának jogát az üzemeltető fenntartja, az aktuális felhasználási feltételek állandó jelleggel megtekinthetők a www.gyergyoidia.ro weboldal erre kijelölt oldalán.
• Az archívumba feltöltött fotó a Gyergyói DIA célkitűzéseinek megfelelően csak olyan tartalmat képviselhet, mely Gyergyó térségéhez köthető, és 2000. december 31. előtt készült. Amennyiben nem biztos ebben, kérjük, előbb vegye fel a kapcsolatot a Gyergyói DIA adminisztrátoraival.
• A Gyergyói DIA archívumába feltölteni csak regisztrált felhasználók számára lehetséges. A regisztráció során közölt személyes adatait szigorúan bizalmasan kezeljük, nem adjuk ki harmadik fél számára. Az ön által megadott elérhetőségeken keresztül (e-mail cím, telefonszám) ugyanakkor a Gyergyói DIA adminisztrátorai felvehetik önnel a kapcsolatot, amennyiben szükséges.
• A feltöltött fotó és a hozzárendelt adatok a felhasználó által utólag nem törölhetők vagy módosíthatók, bármilyen módosítás igénye esetén önnek a honlap adminisztrátoraival kell felvennie a kapcsolatot. 
• Az ön által feltöltött fotó és a hozzárendelt tartalom a feltöltés pillanatában nem válik automatikusan publikussá, ezt a lépést az üzemeltető adminisztrátorai végzik el, az adatok ellenőrzését követően. A Gyergyói DIA adminisztrátorai fenntartják a jogot arra, hogy adott fotó vagy adat publikussá tételét indoklás nélkül megtagadják; hogy a feltöltött adatokon bizonyos mértékben változtassanak (fotó minősége, nyelvhelyesség, metaadatok); illetve, hogy korábban nyilvánossá tett fotó vagy adat publikussá tételét visszavonják.
• A Gyergyói DIA archívumba feltöltött digitális fotó mint az eredeti fotó digitális reprodukciója a Tarisznyás Márton Múzeum tulajdonába kerül. Önnek ugyanakkor lehetősége van a feltöltött fotót jogvédettnek nyilvánítani. Ilyen esetben azon fél, aki a fotót bármilyen célra fel szeretné használni, előbb köteles önnel egyeztetni, ehhez a Gyergyói DIA oldal biztosítja az egyszerűsített kapcsolatfelvételt: ön e-mailben kapja az értesítést, ezután a felhasználás feltételeit vagy bármilyen egyéb, ehhez kapcsolódó kérdést egymás között kell tisztázniuk. A feltöltött fotó mások általi felhasználását a Gyergyói DIA adminisztrátorai befolyásolni nem tudják. Felmerülő jogviták a feltöltő és a felhasználó között zajlanak le, a Gyergyói DIA ebben nem vállalja a harmadik fél szerepét.
• Győződjön meg róla, hogy a feltöltött fotó jogtulajdonával, eredetiségével kapcsolatos akadályok nem állnak fenn, ön rendelkezik a fotó felhasználásának teljes körű jogával. A Gyergyói DIA üzemeltetője, adminisztrátorai nem vállalnak felelősséget esetleges jogsértések esetén, a felelősség teljes mértékben a felhasználóra hárul.
• A feltöltött fotó nem sérthet személyiségi, kegyeleti vagy bármilyen más, a jelen esetben felmerülő jogot, ugyanakkor kizárólag a felhasználó tehető felelőssé bármilyen erkölcsi, anyagi vagy más természetű károkozás esetén még akkor is, ha az illető fotót a Gyergyói DIA adminisztrátorai tették nyilvánossá.
• A regisztrált felhasználónak joga van megszüntetni felhasználói fiókját. Ebben az esetben az adott felhasználó által feltöltött fotók és adatok nem tűnnek el a Gyergyói DIA honlapjáról, a feltöltő neve minden egyes fotó esetében átnevezésre kerül, tehát attól kezdve a Tarisznyás Márton Múzeum jelenik meg a kép feltöltőjeként.